Operative*r Team und CEO-Koordinator*in (m/w/d) – 100% Remote

Struktur. Klarheit. Umsetzung. Fokus. Verantwortung.
Das sind die 5 Wörter, mit denen unser aktueller Leadership und CEO-Koordinator seine Rolle beschreibt.

Wir suchen eine Person, die der Geschäftsführung und dem Leadership Team den Rücken freihält – mit System, Fokus und einem klaren Blick für Prioritäten. Wenn du gerne im Hintergrund agierst, aber echten Einfluss haben willst, schnell denken und präzise umsetzen kannst – dann könnte das hier genau dein Ding sein. Zudem bekommst du die Chance, dich auf zukünftige Führungspositionen vorzubereiten.

Du bist jemand, der Aufgaben nicht nur abarbeitet, sondern sie strukturiert, hinterfragt und mitdenkt?
Du liebst es, Ordnung zu schaffen, Abläufe zu verbessern und mit klaren Systemen zu arbeiten?


Bei Erschaffe dich neu & Skalieren.com arbeitest du eng mit der Geschäftsführung und dem Leadership-Team zusammen. Du koordinierst, planst, setzt um – und hast gleichzeitig die Möglichkeit, Prozesse weiterzuentwickeln und dich persönlich wie fachlich zu entfalten.

Was wir dir bieten:

• Remote: Du arbeitest zu 90 % ortsunabhängig. Reisen zu Quartalsmeetings, Team-Events (min. 4x im Jahr) etc. gehören aber auch dazu.

• Impact: Deine Arbeit ist entscheidend dafür, dass die richtigen Dinge schnell und zuverlässig passieren.

• Struktur & Wachstum: Du arbeitest in einem Umfeld, in dem Effizienz, Klarheit und Entwicklung willkommen sind.

• Entwicklung: Perspektive auf Führungsverantwortung oder tiefere Einbindung in die Unternehmenssteuerung.

• Teamkultur: Offenheit, gegenseitiges Vertrauen und ehrliches Feedback gehören bei uns dazu.

• Langfristigkeit: Wir suchen keine kurzfristige Lösung, sondern ein starkes Teammitglied, das mit uns wächst.

• Work-Life-Integration: Wir glauben daran, dass Arbeit Teil eines erfüllten Lebens ist – nicht bloß ein Job.

Rahmenbedingungen:

Einstiegsgehalt: 50.000–60.000 € jährlich (abhängig von deiner Erfahrung)

Start: Ab sofort

Standort: 100% Remote

Arbeitszeit: Vollzeit

Deine Testaufgabe (Pflichtbestandteil der Bewerbung):

Du liebst Herausforderungen?

Sehr gut, hier ist die Erste! Wir haben eine kleine Aufgabe für dich, die du direkt bei der Bewerbung mit einreichst. Wenn diese passt, hast du es sofort in die nächste Runde geschafft. Sollten wir deiner Bewerbung keine Testaufgabe entnehmen können, müssen wir dir für die Stelle leider absagen.

Unser Geschäftsführer Deniz wird sich vom 11.-20. Mai 2025 in Los Angeles befinden und benötigt in diesem Zeitraum ein Aufnahmestudio, um Ads und Content zu produzieren.

Deine Aufgabe:
Recherchiere verschiedene Studios, vergleiche Preise, Ausstattung, Lage und Verfügbarkeit. Erstelle eine strukturierte Übersicht mit Empfehlungen.

Zusätzlich:
- Welche Rückfragen würdest du Deniz stellen, um das bestmögliche Studio zu finden?
- Und warum genau diese?

Ein paar Informationen vor ab für deine Recherche:

Unter diesem Link findest du Deniz YouTube-Kanal, damit du dir ein Bild davon machen kannst, wie sein aktuelles Studio aufgebaut ist und du dich daran orientieren kannst. Klicke Hier

Die Kamera, mit der Deniz seine Videos aufnimmt, ist eine A7S3.

Deniz wird sich im Hotel: Downtown LA Proper Hotel aufhalten.

Bitte reiche deine Recherche und deine Fragestellungen als übersichtliches Dokument ein.

Deine Aufgaben im Überblick:

-       Koordination und Umsetzung operativer Projekte – von Planung bis Reporting
Beispiel: Du koordinierst z. B. die Einführung eines neuen CRM-Systems, planst Deadlines, erstellst Projektpläne, kontrollierst den Fortschritt und bereitest regelmäßig Updates für die Geschäftsführung vor.

-       Kalender-, Termin- und Reisemanagement für die Geschäftsführung
Beispiel: Du organisierst z. B. komplexe Geschäftsreisen ins Ausland inklusive Flug, Hotel, Transfers und Restaurantreservierungen und sorgst dafür, dass alle Termine sinnvoll getaktet sind und reibungslos ablaufen.

-       Aufbau und Pflege von Systemen zur Effizienzsteigerung
Beispiel: Du entwickelst z. B. eine strukturierte Ablage in Notion für wiederkehrende Aufgaben, ein zentrales Meeting-Archiv oder automatisierte To-do-Listen zur Aufgabenverfolgung für das Leadership-Team.

-       KPI-Aufbereitung, Sortierung und Analyse (Excel, Zoho, Quickbooks, Salesforce)
Beispiel: Du bereitest z. B. monatlich Verkaufszahlen, Umsatzentwicklungen und Conversion Rates auf, vergleichst sie mit Vorperioden und analysierst Auffälligkeiten für die Entscheidungsträger.

-       Vor- und Nachbereitung von Meetings und Offsites
Beispiel: Darunter gehören z. B. die Vorbereitung von Monats-, Quartals- und Jahresmeeting-Dokumenten sowie das Zusammenstellen relevanter Daten aus dem Team oder aus KPI-Auswertungen.

-       Eventplanung inkl. Q-Meetings, Jahresmeetings und Team-Events
Beispiel: Das bedeutet z. B. passende Locations zu recherchieren, Angebote einzuholen, das Budget zu planen und die gesamte Reise- und Eventlogistik für alle Teilnehmenden zu koordinieren.

-       Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung, Belegverwaltung, Rechnungsabgleich
Beispiel: Du sammelst z. B. monatlich alle Belege aus verschiedenen Systemen, ordnest sie korrekt zu, überprüfst offene Rechnungen und bereitest die Zahlen für das Steuerbüro oder die Buchhaltung auf.

-       Unterstützung des Teams in Support- und Sonderprojekten
Beispiel: Du hilfst z. B. spontan bei der Erstellung einer Präsentation für einen Launch, übernimmst kurzfristig Recherche-Aufgaben oder unterstützt ein anderes Teammitglied bei einem Engpass.

Was du mitbringen solltest:

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren, strukturierten Rolle (z. B. Assistenz, Teamkoordination, Projektmanagement)

• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, hohe Umsetzungsgeschwindigkeit

• Sehr gute Excel-Kenntnisse sowie Umgang mit Tools wie Office, Zoho, Quickbooks und Salesforce

• Fähigkeit, Systeme zu bauen, zu pflegen und mit Daten zu arbeiten

• Klare, direkte Kommunikation – du fragst lieber einmal zu viel als zu wenig

• Eigenverantwortung, Belastbarkeit und ein hoher Qualitätsanspruch

• Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch

Bereit, deine Stärken einzusetzen?

Dann sende uns deinen Lebenslauf und die Lösung der Testaufgabe. Wir freuen uns auf deine Bewerbung.